37歳にしてタスク管理というものをやっと知るの巻

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37歳まで「タスク管理」って何?というレベルでした💦

こんにちは!英語車掌SEKIDAIこと関大地です。今日はビジネスマンであれば知っておかなくてはならない「タスク管理」についてお話していきたいと思います。

タスク管理といえば、ビジネスシーンで日常的に出てくるキーワード。業務を円滑に進めるために作業を細かく区切り、優先順位をつけて遂行していくことです。

管理職になれば「チームや部下が、期限内に終わらせるためにはどうするのか?」「業務を誰に割り振ると、効率が良いのか」ということまで考えることになります。

最近では、このタスク管理もオンライン上で簡単にできるようになっており、非常に便利になりました。あっという間にスケジューリングできたり、それを同じチームのメンバーで共有できたりと、今や欠かすことのできないツールの一つです。

実は、こんなことを偉そうに言っている僕も、デジタルな生活になってきたのって結構最近のこと。僕は現在37歳ですが、今まで「タスク管理」について意識したことはありませんでした。「『たすくかんり』ってなに?」くらいのレベルだったかも…。「ウソでしょ!?」と思うかもしれませんが、紛れもない事実なのです。

僕は現在、作家の活動がメインになっていたこともあって、パソコンに向かうことも多くなってきました。しかし原稿をひたすら書いていく作業ですので、メディアの取材以外は、いきなり急な仕事が入ってくるということは殆どありませんでした。

僕の執筆のスタイルは、一日数ページずつ書いていって3か月で完成させるという進め方ではありません。1週間や2週間とまとまった期間の中で、一気に書き上げるスタイルです。そのため、同じ期間内に重複する仕事はあまりなく、優先順位を決めるのは比較的簡単でしたから、マイペースに仕事ができていたのです。

電車の乗務員は、タスク管理がなくても務まってしまう

「タスク管理」という言葉を意識し始めたのは本当に最近です。そもそも車掌だった頃は、タスク管理なんてしなくてもよかったのです。

車掌の仕事は、皆さんが想像がつく通りです。電車に乗ってアナウンスをしたり、駅に到着したらドアを開け閉めしたりするのが主な業務です。そのため、クライアントさんとスケジュールを合わせて商談をするということも、どの業務から先に終わらせなくてはならないなどという、タスク管理はあまり必要ありませんでした。

では、手帳すら持っていなかったのか?と疑問を持つ方もいるかもしれませんが、手帳は持っていました。とはいえ、タスク管理なんて高度なことには使っていませんでした。

僕が車掌の頃は「乗務員手帳」というものを使っていました。車掌をはじめ乗務員は、「次勤務確認(じきんむかくにん)」といって、次回に出勤する日時を管理者と共に確認して、手帳に捺印をしてもらうルールになっていました。その時に使っていたのが、乗務員手帳だったのです。この儀式のために、仕方なく持っていたという感覚でした(笑)。

乗務員はその名の通り、電車の乗務を行います。電車は時刻表で動いていますので、乗務員全員の出勤時間が異なります。また、一人の乗務員のシフトを見ても、出勤時間が毎回、分単位で異なるので、その点では非常に神経を使っていました。

例えば日勤の場合、朝8:18に出勤して、16:54に退勤。泊まり勤務の場合は、9:58出勤で、退勤が翌日の8:54というように出勤・退勤時間が毎回異なるのです。このように、車掌の仕事を見ると分単位で動いていますから手帳に記入しておかなくては全て覚えきれません。

しかし、「タスク管理」が必要になる場面は、めったに起きません。基本的には事故やトラブルなどがない限り残業すら発生しませんし、その日の業務が終わらなくて次回出勤したときにまたその続きをしなくてはならないという仕事は一つもないのです。

自爆をし、周囲を巻き込む事故も起こし…

僕は起業してからもタスク管理の重要性を感じていませんでしたが、段々と業務の幅を拡げてきたら限界を感じてきました。

今までは、1つのことを終えてから次の仕事に取り掛かるというスタイルだったのですが、最近はそうも言っていられなくなったのです。締め切りがある仕事も多くなってきていて、さすがにそろそろタスク管理について意識しないと、仕事の効率が悪いなと感じるようになってきました。

あまりにも効率が悪くて、クライアントさんに迷惑を掛けるような失敗をしてしまったこともありました…。作家活動での原稿の締め切りがあるのにもかかわらず、余計な仕事を増やしてしまって、予定通り進まずご迷惑を掛けてしまったのです(ごめんなさい💦)。

自分だけ辛い思いをするのなら我慢すればいいですが、他人に迷惑を掛けてしまうことはいけません。そのため、しっかりとスケジューリングするようになったのです。

それからは、「いつまでにこの仕事を終えなくてはならない」というToDoリストもしっかりとつけるようになり、一気に効率が上がりました。

タスク管理一つとっても、どんどん進化させないといけない

タスク管理も、パソコンのソフトを使ってデジタルで管理すると本当に楽なことに気付きました。同じソフトをスマホにもインストールしておけば、同期ができて出先でもすぐに確認することもできます。

最初のうちは食わず嫌いな面もあって、新しいものを拒否する体質でしたが、最近では必要なものを上手く見極め、活用していかなくてはならないと感じています。これからも、どんどんテクノロジーの進歩は加速していきますし、この流れに乗らないと生きていけません。

知らないことは恥ではありません。知らないことをそのままにしておくことが恥です。これからも、WEB車掌として何歳になってもチャレンジしていきますので、これからもよろしくお願いします。

ではまた(`・ω・´)ゞ

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